Deel 1: De Kring van gepensioneerden verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig 

De Kring van gepensioneerden is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening aan gepensioneerden van de KBC-groep. 

Deze privacy verklaring is dan ook van toepassing op de (toekomstige) aangeslotenen leden bij de Kring van gepensioneerden. 

Toekomstige aanpassingen aan deze privacyverklaring n.a.v. nieuwe of gewijzigde regelgeving / verwerkingsprocessen persoonsgegevens kunnen niet worden uitgesloten. De meest recente versie vind je altijd op de website van de Kringen van gepensioneerden. De laatste versie kan je ook opvragen via het e-mailadres van de Kring van gepensioneerden. 

Vragen kunnen ook steeds via deze kanalen gesteld worden. 

Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert de Kring van gepensioneerden via de website van de Kring van gepensioneerden. Alhoewel de Kring van gepensioneerden streeft om je telkens te informeren, vragen we je af en toe deze privacyverklaring opnieuw te lezen om op de hoogte te blijven over de inhoud van de laatste versie van de privacyverklaring. Na elke aanpassing wordt ook de versie-datum gewijzigd waarop de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt. 

Voor meer informatie over de privacywetgeving in België in het algemeen kun je ook terecht op www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

 Contactgegevens: 

Gegevensbeschermingautoriteit 
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel 
+32 (0)2 274 48 00 
+32 (0)2 274 48 35 
contact@apd-gba.be

Deel 2: Hoe worden persoonsgegevens verwerkt? 

2.1. Wettelijke basis 

De Kring van gepensioneerden mag als verwerkingsverantwoordelijke geen persoonsgegevens verwerken zonder gerechtvaardigde wettelijke grondslag. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien: 

  • een dergelijke verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen; 
  • een verwerking noodzakelijk is in het kader van contractuele of précontractuele verplichtingen; 
  • de verwerking noodzakelijk is in het kader van de gerechtvaardigde belangen van de Kring van gepensioneerden, wanneer dit geen onredelijke inbreuk op de belangen van de aangeslotenen betekent; Internal 
  • voorafgaandelijk de aangesloten leden toestemming hiertoe hebben verleend. 

2.2 Doel van verwerking 

De Kring van gepensioneerden verwerkt alleen persoonsgegevens relevant voor het bereiken van specifieke doelen. Concreet kan het gaan om: 

  • Het organiseren van een kwaliteitsvolle dienstverlening aan zijn leden inclusief onder meer communicatie, informatie, uitbetaling van voordelen; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming. 
  • Het publiceren van verjaardagen, jubilea en overlijdensberichten van de leden op de website van de Kring van gepensioneerden; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming. 
  • Het maken en publiceren van foto’s of video’s op de website van de Kring van gepensioneerden of in een nieuwsbericht; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming.
  • Genieten van tal van kortingen via de voordelenwebsite van Benefits at Work; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming. 
  • Het intern beheer en administratie wat betreft IT ondersteuning, business continuity, infrastructuur management, boekhoudkundige verwerkingen, dossieropbouw, testen en het verbeteren van processen en applicaties, archivering en het bijhouden van statistieken; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd belang. 
  • Het beheer van de activa; de rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens zijn wettelijke verplichtingen. 
  • Voldoen aan de verplichtingen van de Kring van gepensioneerden waaronder rapporterings- en informatieverplichtingen aan KBC Global Services N.V. , alsook reageren op officiële vragen; de rechtsgrond voor de verwerking van deze gegevens zijn wettelijke verplichtingen. 
  • De belangen van de Kring van gepensioneerden behartigen bijvoorbeeld door het inzetten van alle mogelijke middelen om fraude en misbruik op te sporen, zorgen voor een passende beheersing van risico’s en vertegenwoordiging in gerechtelijke procedures. De rechtsgrond voor de verwerking van deze gegevens is gerechtvaardigd belang. 

2.3. Welke data worden verwerkt? 

De Kring van gepensioneerden verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Hieronder geven we aan over welke soort gegevens het kan gaan: 

  • identiteitsgegevens (zoals naam en voornaam, geboortedatum, adres- en contactgegevens). Bij voorafgaande individuele toestemming worden ook de privébereikbaarheidsgegevens gebruikt om aangesloten leden te contacteren in het kader van de activiteiten van de Kring van gepensioneerden en in het bijzonder voor informatiedoeleinden. 
  • Geslacht; 
  • Gezinssituatie (burgerlijke staat); 
  • Identiteitsgegevens van je gezinsleden worden verwerkt wanneer zij (potentiële) begunstigde van bepaalde voordelen, verschaft door de Kring van gepensioneerden, zijn of wanneer zij deelnemen aan activiteiten in de ruime zin, georganiseerd door de Kring van gepensioneerden; 
  • Hobby’s 
  • individuele financiële informatie, zoals rekeningnummer in het kader van de uitbetaling van bepaalde voordelen verschaft door de Kring van gepensioneerden;  
  • gegevens in het kader van vragen- en klachtenmanagement. Als je contact (telefonisch, schriftelijk of via mail) hebt met een medewerker dan wordt dit in principe geregistreerd om een verslag te hebben, als herinnering van vervolgtaken die de medewerker moet uitvoeren, voor bewijsvoering en/of controletaken; - … 

2.4. Gegevensverwerkingsverantwoordelijke 

De Kring van gepensioneerden treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. 

Daarnaast kunnen ook derde partijen persoonsgegevens ontvangen en/of doorsturen zoals bijvoorbeeld overheidsinstanties, beheerders van gebruikte tools of de werkgever(s) van de KBC-groep. Deze instanties en ondernemingen zijn verantwoordelijk voor de rechtmatige bewaring en beheer van de betrokken informatie.

Deel 3: Over vertrouwelijkheid en beveiliging 

3.1. Concrete maatregelen 

Passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en te beveiligen worden geïmplementeerd zodat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde en onrechtmatige verwerking of incidentele/opzettelijke wijziging, verlies, vernietiging of beschadiging. Deze maatregelen houden rekening met de technisch mogelijkheden, de kosten van implementatie, de aard, omvang, context van de gegevens en het doel van de verwerking alsook met de risico van verwerken. 

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt wanneer ze relevant en passend zijn voor de hierboven omschreven doelen. Om dit accuraat te kunnen doen, moeten wijzigingen zo snel mogelijk doorgegeven worden zodat de gegevens up-to-date blijven. Om deze reden kan de Kring van gepensioneerden deze informatie opvragen. 

3.2. Toegang tot persoonsgegevens 

Alleen hiertoe gemachtigde personen hebben toegang tot persoonsgegevens en enkel als die gegevens relevant zijn voor hun opdracht. Deze personen zijn bovendien gebonden aan strikte beroepsdiscretie en moeten alle technische voorschriften en de veiligheid van de systemen naleven. 

Bij de samenwerking met externe partijen kunnen bepaalde gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terecht komen. Als een van deze landen volgens de Europese Commissie geen voldoende hoog beschermingsniveau biedt, dan vangt de Kring van gepensioneerden dit op door een aangepaste overeenkomst ter bescherming van de gegevens op te maken. 

3.3. Termijn van bewaring 

De Kring van gepensioneerden houdt de persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de omschreven doelen.

Uitgangspunt voor het bewaren van de persoonsgegevens is 2 jaar na het einde van de aansluiting van het laatste gezinslid. 

Na het verstrijken van de noodzakelijke retentietermijn worden de gegevens verwijderd uit de systemen, tenzij er betwisting bestaat of de informatie als bewijslast in het kader van een gerechtelijke procedure langer moet worden bijgehouden.

Deel 4: Privacyrechten 

De aangeslotene en begunstigde hebben een aantal rechten m.b.t. hun persoonlijke persoonsgegevens : 

  • Het recht om de verwerkte gegevens in te kijken. Dit kan via het e-mailadres van de Kring van gepensioneerden. 
  • Het kan gebeuren dat er bepaalde gegevens worden verwerkt die niet (meer) correct zijn. In dit geval heeft de betrokkene recht om de persoonsgegevens te laten verbeteren of vervolledigen. 
  • Als er persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan gevraagd worden om ze te verwijderen, te beperken of om verzet aan te tekenen. Ook bij een volledig geautomatiseerd proces zonder menselijke tussenkomst kan contact opgenomen worden om de tussenkomst van een medewerker te vragen of het resultaat te betwisten. Indien toestemming is gegeven voor een bepaalde gegevensverwerking, kan deze later opnieuw ingetrokken worden. 
  • Het recht om de persoonsgegevens die de aangeslotene zelf aan de Kring van gepensioneerden heeft verstrekt in bepaalde gevallen, (on)rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet een aantal beperkingen op dit recht waardoor dit niet van toepassing is op alle persoonsgegevens. 

Vragen over een van de bovenstaande rechten kunnen gesteld worden via het e-mailadres van de Kring van gepensioneerden. 

Om te vermijden dat iemand anders deze rechten uitoefent, moet de identiteit van de vraagsteller geverifieerd kunnen worden. Om die reden kan een kopie van de identiteitskaart opgevraagd worden.

Indien deze privacyverklaring geen afdoend antwoord kon geven, kan in de tweede instantie contact opgenomen worden met de ‘Data Protection officer’ bij KBC via mail naar dataprotection@kbc.be. 

Indien vervolgens de vraag nog steeds onbeantwoord zou blijven, kan een klacht neergelegd worden bij de bevoegde nationale gegevensbeschermingsauthoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). 

Deel 5: Contacteer de Kring van gepensioneerden als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens bij gegevenslekken. 

Een gegevenslek wordt gedefinieerd als een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde versturen van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens. 

Gegevenslekken dien je als aangesloten lid onmiddellijk te melden aan het e-mailadres van de Kring van gepensioneerden, eveneens met dataprotection@kbc.be in cc. (dit is de mailbox van de Data Protection Unit van de dienst Groep Compliance).

Deze instanties bepalen dan samen welke dringende maatregelen zich opdringen.